個人情報保護方針（概要）

定義

本項では、本ポリシー内で使用する主要な用語を実務的に定義します。これにより、契約交渉や物件管理に関する情報の取り扱いを一貫して理解できるようにしています。

個人データとは、識別可能な自然人に関する情報を指します。例：氏名、連絡先、住所、身分証に含まれる情報、居住履歴、家族構成など、物件選定のために提出される情報を含みます。

処理とは、個人データの収集、記録、整理、保存、参照、利用、提供、削除等の一連の操作を指します。日常業務では内覧記録の保存や契約書類の管理が該当します。

ユーザーとは、当社のサービスを利用する個人または法人の代表者を指します。個人のお客様に加え、物件所有者や管理会社の担当者も含みます。

サービスとは、物件の調査・選定・内覧同行、収支シミュレーション、契約交渉支援、アフターフォロー等、KojiOFlatが提供する全てのコンサルティング業務を指します。

クッキーとは、利用者のウェブブラウザに保存される小さなデータで、サイト利用の利便性向上や利用状況の分析に用います。第三者の埋め込み機能がある場合、そのクッキーについても説明します。

利用目的

収集したデータは、以下の目的に限定して使用します。各目的は実務上の具体例を挙げて説明します。

• 物件の提案・選定：候補物件の絞り込み、比較分析、内覧調整のため。
• 契約支援：契約書類の作成支援、重要事項説明の確認、交渉記録の保存。
• 与信・審査対応：ローン審査や契約締結に必要な範囲での確認作業。
• サービス改善：顧客フィードバックやアクセス解析に基づく運用改善。
• 法令遵守・安全管理：法令に基づく保存、税務・会計処理、紛争対応のための記録保持。
• マーケティング：事例紹介やイベント案内（事前同意がある場合に限定）。
• セキュリティ：不正利用の検知や被害防止のためのログ分析。
• お問い合わせ対応：問い合わせ履歴の管理と対応品質の維持。

法的根拠（該当する場合）

国内外の法規に従い、データ処理の法的根拠を明示します。日本国内においては契約の履行、法令遵守、利用者の同意などが主な根拠となります。

• 契約の履行：サービス提供に関する契約を履行するために処理が必要な場合。
• 法令の遵守：税務・会計・行政手続き等に対応するための処理。
• 同意：マーケティング等、利用者の明示的な同意を得た処理。
• 正当なメリット：不正防止やシステム保守等、当社の正当なメリットを保護するための最小限の処理（利用者の権利とメリットを損なわないよう配慮）。

GDPR（該当する利用者向け）

EU域内の個人が対象となる場合、GDPRに基づく権利と当社の対応を案内します。具体的な請求方法と対応期間を示し、必要に応じてデータポータビリティ等の技術的措置を検討します。

• 開示請求：当社が保有する個人データの開示を請求できます。
• 訂正要求：不正確なデータの訂正を請求できます。
• 削除要求：法的要件の範囲内で削除を検討します。
• 処理制限・異議申立て：特定の処理に対する制限や異議申立てが可能です。
• データポータビリティ：構造化された一般的に使用される形式での提供を検討します。
• 苦情申立て：管轄の監督機関への苦情提起方法を案内します。

クッキーと類似技術

当社サイトでは、利用体験改善やアクセス解析のためにクッキーを使用します。ユーザーはブラウザ設定でクッキーを拒否できますが、一部機能が制限される場合があります。

利用するクッキーは、セッションクッキー、永続的クッキー、第三者クッキー（分析、広告）などがあります。各クッキーは目的別に管理します。

必須（サイト機能）、分析（アクセス解析）、広告（マーケティング）のカテゴリに分類し、同意管理を行います。

ブラウザ設定やサイトの同意管理ツールからクッキーの許可・拒否を行えます。拒否した場合、サイトの一部機能が利用できない場合があります。

クッキーポリシーを確認する

第三者提供と共有

当社は業務上必要な範囲で第三者とデータを共有します。共有先、目的、保護措置を明確にして、必要最小限の情報のみを提供します。

• 物件活動に関与する売主、管理会社、仲介業者への共有（契約履行のため）。
• ローン審査や決済に必要な経営機関への提供（同意または法的根拠に基づく）。
• システム運用・分析を委託する外部ベンダーへの提供（契約による守秘義務付与）。
• 法令に基づく開示要求があった場合の提供（行政機関等）。
• 会計・税務処理のために必要な範囲での共有。
• 合併・事業譲渡等で事業が移転する場合の情報引継ぎ（通知または公示により対応）。

国際データ転送

当社は必要に応じて国外のサービスプロバイダを利用することがあります。その場合、安全性の確保のために適切な保護措置（標準契約条項や同等の管理体制）を講じます。

国際転送が発生する場合、契約上の保護条項や技術的措置（暗号化、アクセス制御）を実施し、必須最小限のデータのみを転送します。

保管期間

データの保管期間は、利用目的に応じて最小限とし、法令で定められた保存期間を遵守します。不要になったデータは安全に消去または匿名化します。

アカウント情報は、利用終了後一定期間（契約条項や法令に従って）保管し、その後削除または匿名化します。

相談履歴やメールの記録は、対応品質の維持と法令対応のために一定期間保存し、期間満了後に安全に削除します。

アクセスログやシステムログは、セキュリティ目的で一定期間保存し、その後削除または解析結果として保管します。

利用者からの削除要求があった場合、法令上保存が必要な情報を除いて合理的な期間内に対応します。削除が実務上不可能な場合は理由を説明します。

安全管理措置

当社は、個人情報の漏洩、滅失、改ざんを防ぐために組織的、人的、物理的、技術的な対策を講じています。アクセス権限の管理、通信の暗号化、定期的な内部監査や教育を通じて、実務レベルでの安全性を維持します。

• アクセス制御：業務上必要な担当者に限定したアクセス権限の付与とログ管理。
• 通信・保管の暗号化：機密情報の送受信と保管に対する暗号化の実施。
• 教育と監査：従業員向けの個人情報保護教育と定期的な内部監査の実施。

利用者の権利

利用者は、自身のデータに関して開示、訂正、削除、処理制限、異議申立て等の権利を行使できます。請求方法と当社の対応フローを以下に示します。

• 開示請求：当社が保持する個人データの開示を請求できます。
• 訂正請求：不正確なデータの修正を求めることができます。
• 削除請求：法令上の制限がない範囲で削除を求めることができます。
• 処理制限：特定の処理の一時的な制限を要求できます。
• データポータビリティ：機械可読な形式でのデータ提供を求めることができます（技術的に可能な範囲）。
• 異議申立て：直接マーケティング等の処理に対して異議を申し立てることができます。
• 苦情申立て：当社の対応に不満がある場合、監督機関への申立てを案内します。
• 代理人による請求：正当な代理権を有する者により権利行使が可能です。

権利行使の方法

開示・訂正・削除等の請求は、当社問い合わせ窓口に文書または電子メールでご連絡ください。本人確認のための情報をお尋ねする場合があります。代理人による請求は所定の委任状等を確認します。

contact@KojiOFlat.click

請求を受領してから原則として30日以内に対応します。対応が困難な場合はその旨と合理的な期間を説明します。